Executive Secretary

Hotel Okura Amsterdam is op zoek naar een ervaren Executive Secretary ter ondersteuning van de General Manager van Hotel Okura Amsterdam en de Vice Chairman van Okura Nikko Hotel Management Cooperation. In deze functie bent u verantwoordelijk voor het organiseren en onderhouden van de agenda’s en assisteert u in verscheidende administratieve taken.

De Executive Secretary is een snel en nauwkeurigheid werkende professional die goed is in timemanagement en uitstekend in multitasking. Door zijn/haar toewijding en bekwaamheid op het werk, kan het management zich op haar/zijn leidinggevende verantwoordelijkheden richten zonder zich zorgen te maken voor andere taken.


Het doel is bij te dragen aan de efficiëntie van de gehele organisatie door ervoor zorg te dragen dat alle toegewezen administratieve taken tijdig, efficiënt en op een professionele manier worden verricht.

Taken en verantwoordelijkheden

  • Dagelijkse ondersteuning in verwerken, plannen en voorbereiden van interne en externe meetings
  • Bijwonen van meetings, notuleren en ondersteunen in opvolgen van besproken acties
  • Ontvangen en verwerken van telefoontjes en doorsturen naar de juiste afdeling indien nodig
  • Verwerken en prioriteren van alle inkomende en uitgaande correspondentie (email, brieven, pakketten, etc.)
  • Verwerken van gasten reacties zowel online als offline
  • Plannen van reizen voor Management en genodigden, inclusief regelen van VISA en coördineren van verblijf
  • Coördineren van documentatie voor bijeenkomsten van de Raad van Commissarissen en Aandeelhouders
  • Correct handelen met en verwerken van confidentiële documenten
  • Verwerken van facturen en ondersteunen in het verwerken van reiskosten
  • Onderhouden van KvK inschrijvingen
  • Coördineren van Hotel Policies en SOP’s
  • Organiseren, beheren en toegankelijk maken van elektronische en papieren verslagen
  • Onderzoek uitvoeren, presentaties en rapportages voorbereiden

Profiel - Wie ben jij?

Ervaring

Aantoonbare ervaring als Executive Secretary of vergelijkbare rol in een internationale omgeving

Profiel

Uitstekende kennis van computersystemen, o.a. Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en Power Point) Uitstekende kennis van office management en de hotel industrie inclusief bijbehorende terminologie ▪ Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift Uitstekende organisatorische en timemanagement vaardigheden ▪ Communicatief sterk en goed in onderhandelingen Proactief ▪ Zowel uitstekend in zelfstandig werken als in teamverband ▪ Ervaring met basis onderzoeksmethoden en reportage technieken ▪ Uitstekende gastheer/gastvrouw

Talenkennis

Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (in woord en geschrift)

Competenties

Communicatie ▪ Planning & Organiseren ▪ Initiatief nemend ▪ Accuraat Flexibel

Wat bieden wij?

Hotel Okura Amsterdam is onderdeel van Okura Hotels & Resorts en lid van The Leading Hotels of the World. Werken in het Okura betekent werken in een groot, divers en ambitieus team waarbij persoonlijke ontwikkeling en groei belangrijke speerpunten zijn. Een trainingsmanager en ontwikkeltrajecten worden ingezet om dit te verwezenlijken. Daarnaast bieden wij: 

Heb je interesse?
Wil jij ook deel uitmaken van Okura’s ervaren en enthousiaste team? Vul dan onderstaand formulier in!

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteer!

Wil jij werken bij Hotel Okura Amsterdam? Vul onderstaand formulier in en laat ons weten wie je bent!

  • Man
  • Vrouw

Motivatie toevoegen is verplicht, dit kan in het invulveld of als bijlage

Gelieve geen bestanden te uploaden groter dan 3 MB

Gelieve geen bestanden te uploaden groter dan 3 MB

Gelieve geen bestanden te uploaden groter dan 3 MB